Personal trainer seans paketi nasıl takip edilir: tanım, düşüm ve kalan hak

Seans ne zaman düşer? Kuralı baştan söyleyin

Tartışmanın çoğu şu soruda çıkar: seans yapıldığında mı düşer, yoksa randevu alındığında mı? En sade kural, seansın yapıldığı anda düşmesidir; danışan geldiyse düşer, gelmediyse politikanıza göre düşer ya da düşmez. Hangisini seçerseniz seçin, paket satılırken yazılı söyleyin.

Dükkan Defteri'nde düşüm kendiliğinden olmaz. Seans bitince randevu detayında Paketten Düş dersiniz ve danışanın kalan seansı bir azalır. Aynı kalem aynı randevudan ikinci kez düşülemez ve pakette olandan fazla seans da çıkmaz. Yanlış düşümü iade kaydıyla geri alırsınız; kalan sayı yeniden hesaplanır.

Habersiz gelmeyen danışana Gelmedi dediğinizde paketinden bir şey çıkmaz. Bu iyi bir kayıt alışkanlığıdır, ama gelmeyen danışanın seansını düşüp düşmeyeceğiniz ayrı bir karardır; politikanızda yazılı olsun. Geç iptal için ücret kesme özelliği programda yoktur, o kuralı siz uygulayarak yönetirsiniz.

Gelmeyen danışan: önce erken haber almak

Son dakika iptali kendi başına bir sorun değildir; erken haber alınmayan iptal sorundur. Danışana seanstan önce bir hatırlatma gitmesi, kararını erkenden vermesini sağlar. Hatırlatma, ayarı değiştirmediyseniz seanstan iki saat önce kendiliğinden gider ve danışan teyit mesajındaki bağlantıdan Gelemeyeceğim diyebilir.

Danışan bu bağlantıdan iptal ettiğinde randevu iptal olarak görünür ve saat online randevu sayfanızda yeniden açılır; başka bir danışan o saati alabilir. Sabah erken seanslarınız varsa iki saat önceki hatırlatma çok geç kalabilir. Takvim Ayarları'ndan hatırlatmayı bir gün öncesine alabilirsiniz.

Kalan seansı danışana gösterin

Kaç seansım kaldı sorusu, antrenörün en sık duyduğu sorudur ve cevabı hep anlık tahminle verilir. Sayıyı danışanın kendi görmesi bu soruyu ortadan kaldırır. Dükkan Defteri'nde danışan, telefon numarasını yazıp telefonuna gelen kodla müşteri alanına girer ve paketinde kaç seans kaldığını orada görür; uygulama indirmesi gerekmez.

Bu yalnız bir kolaylık değildir. Paketin bitmesine iki üç seans kala danışan bunu kendi görür ve yenileme konuşması sürpriz olmaktan çıkar. Bu, yenileme için doğru zamanı sizin için de netleştirir.

Ödeme ve seans aynı yerde dursun

Çoğu antrenör iki ayrı yerde kayıt tutar: seanslar bir notta, ödemeler başka bir yerde. İkisi birbirinden koptuğunda hangi danışanın ne kadar ödediğini ve kaç seans aldığını eşleştirmek zorlaşır. Satış ve tahsilatı aynı ekranda kaydederek paketi ve ödemeyi birbirine bağlayın.

Tahsilatı nakit, kart, havale ya da veresiye olarak yazarsınız; aidatını ödemeyen danışanlar alacak ekranında görünür. Veresiye satışta paketi verdiğiniz hâlde ödemenin tamamı gelmemişse bunun görünür olması, aylar sonra unutulmuş borç sorununu önler.

Danışanın kendi hakkını bilmesi

Paket koşullarını danışan satın almadan önce bilmelidir: kaç seans, ne kadar süre, iptal kuralı, telafi var mı, iade var mı. Bunları kısa bir metne yazıp paketi satarken gösterin. Dükkan Defteri'nde bu metni dijital onam formuna yazıp danışana SMS ile gönderebilirsiniz; danışan okuyup kodla onaylar ve onay, metnin sürümüyle birlikte kayıtlı kalır. Bu hukuki bir garanti vermez, yalnız hangi metnin onaylandığını gösterir.

Kuralları yazarken iptal, dondurma ve iade politikası şablonundan yararlanabilirsiniz; şablon pilates stüdyosu için yazıldı ama birebir antrenman paketine kolayca uyarlanır. Telafi için ayrıca telafi dersi politikası yazısı var.

İlk seans ve ilk paket arasındaki köprü

Danışan çoğu zaman önce tek bir deneme seansı ister. Deneme seansını online randevuyla alınabilir bir hizmet yapın; kişi saati seçer, telefonuna gelen kodu girer ve üye kaydı kendiliğinden açılır. Böylece deneme seansından sonra paket satmak, sıfırdan kayıt açmak değil, var olan kayda bir paket eklemektir.

Paket önerisini seansın hemen sonunda değil, danışanın kararını rahat verebileceği bir zamanda yapın. Karar kısa bir sürede verilebilsin diye paket seçeneklerini önceden hazırlayın: kısa bir başlangıç paketi ve daha uzun bir hedef paketi.

Salon, park ve online seanslar tek takvimde

Bir antrenör çoğu zaman farklı yerlerde çalışır: salonda, parkta, danışanın evinde ya da online. Dağınık takvim, çakışan saatlerin ve unutulan seansların başlıca nedenidir. Bütün seansları aynı takvimde tutun; bireysel, düet ve grup dersleri aynı yerde görünür.

Birden fazla antrenörle çalışıyorsanız her antrenörün takvimi ve prim hesabı ayrıdır. Program paketlerindeki personel sınırını kullanmadan önce fiyatlandırma sayfasından kontrol edin.

Paket bitince: yenileme düzeni

Paketin son iki seansında danışana yeni hedefini sorun. Hedefine ulaştıysa bakım ritmini, ulaşmadıysa yeni bir paketi konuşun. Danışan kalan seansını kendi gördüğü için bu konuşma sürpriz olmaz.

Paketi bittikten sonra yeni randevu almayan danışanı kayıp saymadan önce bir kez arayın. Müşteriler listesindeki Sırada randevu yok süzgeci yeni randevusu olmayanları gösterir ve son randevu günü aynı satırda yazar.

Hesap sahibi olarak üç kural

Paket takibini sade tutmak için üç kural yeter. Birincisi, paketi satıldığı gün tanımlayın; sonradan yazmak unutmaya yol açar. İkincisi, seansı yapıldığı gün düşün; haftalarca biriktirmek sayıyı bulanıklaştırır. Üçüncüsü, kalan seansı danışanla paylaşın; ortak görülen sayı tartışma çıkarmaz.

Haftalık sabit seanslar

Salı ve perşembe sabah sabit bir seansınız varsa her hafta yeniden randevu yazmak yerine seri olarak açın. Seri en çok 52 hafta sürer ve her hafta ayrı bir randevu olur. Seri açmak paketten seans düşmez; her seans ayrı düşülür.

Bayram ve tatil haftalarında aksayan seansları tek tek düzenlersiniz. Antrenörün kişisel programı düzenlemesi kolaylaşır ve danışan her hafta saat sormak zorunda kalmaz.