Kuaför Randevu Programı ve Randevu Sistemi

Kuaför randevu sistemi ile kuaför randevu programı: fark nedir?

Kuaför randevu sistemi, salonun saatlerinin müşteriye açılması, ustalara yazılması ve müşteriye hatırlatılması için kurduğunuz düzendir: online randevu sayfası, her ustanın kendi sütunu olan takvim, teyit ve hatırlatma. Kuaför randevu programı ise bu düzeni telefonda ve bilgisayarda çalıştıran yazılımdır. İkisini ayırmak program seçerken doğru soruyu sordurur: bu yazılım düzenimin hangi parçasını üstleniyor?

Salon Defteri bu parçaların hepsini kapsar; üstüne kasa, usta primi ve müşteri kartı gelir. Güzellik ağırlıklı çalışıyorsanız aynı soruyu güzellik salonu randevu sistemi sayfasında, ağırlıkla erkek müşteriye bakıyorsanız berber randevu programı sayfasında bulursunuz. Sistemin ne olduğunu sektörden bağımsız anlatan yazı: randevu sistemi nedir.

Randevuya gelmeyen müşteri: teyit, hatırlatma ve boşalan saat

Randevu kaydedildiği anda müşteriye teyit mesajı gider: WhatsApp'tan, gerekirse SMS'le. Müşteri mesajdaki bağlantıdan randevusunu onaylar ya da "Gelemeyeceğim" der; fikri değişirse "Kararımı değiştir" ile cevabını düzeltir. Bunun için hesap açmaz.

"Gelemeyeceğim" diyen müşterinin randevusu iptal olur ve o saat hem takviminizde hem online randevu sayfanızda yeniden açılır. İptal edilen randevu takvimden kaybolmaz, iptal olarak görünmeye devam eder.

Hatırlatma, ayarına dokunmadıysanız randevudan 2 saat önce çıkar. Haber vermeden gelmeyen müşteriyi randevu detayında "Gelmedi" diye işaretlersiniz; saat boşalır, kayıt müşterinin geçmişinde kalır. Kaybı nasıl hesaplayacağınızı randevuya gelmeyen müşteri rehberinde anlattık.

Boyayı Derya yapar, fönü Elif çeker

Panelde yeni randevu açıp "Dip Boya" ile "Fön (Uzun Saç)" hizmetlerini seçtiğinizde tek personel alanı kaybolur; her hizmetin satırında ayrı bir "Personel Seçin" kutusu çıkar. Boyayı Derya'ya, fönü Elif'e yazarsınız. Hizmetler seçtiğiniz sırayla art arda dizilir: fön, boyanın bittiği dakikada başlar.

Takvimde iki sütun ayrı ayrı dolar. Derya yalnız boya süresince, Elif yalnız fön süresince meşgul görünür; boya biter bitmez Derya'nın sütunu yeni bir müşteriye açılır.

Personel kartındaki "Verebildiği Hizmetler" bölümünde "Yalnızca seçili hizmetler"i işaretleyip kalfanız Buse'ye yalnız fön ve maşayı verebilirsiniz. Artık Buse'ye boya yazılamaz; vitrinde boya seçen müşterinin karşısına da Buse çıkmaz.

Boya beklerken ikinci müşteri

Boya dinlenirken ustanın koltuğa bir kesim alması salonda sık yaşanır. Takvim ise aynı personele örtüşen iki randevuyu kendiliğinden kabul etmez: boyanın ortasına Derya'ya bir "Saç Kesimi" yazmak istediğinizde panel Derya'nın o aralıkta dolu olduğunu yazar ve altında "Yine de paralel oluştur" düğmesi çıkar.

Düğmeye basarsanız iki randevu Derya'nın sütununda yan yana durur. İzin yalnız o randevuya verilir; takvimin geri kalanında çakışma koruması sürer. Vitrinde ise boya aralığı dolu kalır, online müşteri Derya'yı o dakikalar için seçemez.

Gelin sabahı, balyaj ve keratin

Kayıtta sektör olarak Kadın Kuaförü'nü seçtiğinizde hazır hizmet listesi tümü işaretli gelir; fön, saç kesimi, dip boya ve komple boyanın yanında röfle, balyaj, keratin bakımı, topuz ve gelin başı da oradadır. Salonunuzda olmayanların işaretini kaldırır, süre ve ücretleri sonra kendinize göre değiştirirsiniz.

Uzun işlerde online randevu, personelin çalışma saatleri içinde işin tamamına yetecek kesintisiz bir boşluk arar. Balyajla fönü birlikte seçen müşteri yalnız iki işin toplamının sığdığı saatleri görür; öyle bir boşluk yoksa o gün için saat listelenmez.

Gelin randevusunu telefonda konuşarak vermek istiyorsanız Online Randevu ekranının Hizmetler sekmesinde Gelin Başı'nın görünürlüğünü kapatırsınız; hizmet vitrinden seçilemez olur. Panelden çalışma saati dışına da yazabilirsiniz: salon 09:00'da açılsa bile 07:00'deki gelin kaydedilir. Bu randevu takvimdeki "Çalışma saatleri dışında" satırında görünür.

• Online randevu varsayılan olarak en çok 60 gün ileriye açılır; aylar önceden konuşulan gelin randevusunu panelden yazarsınız.
• Randevuya yazılan fiyat o anda sabitlenir. Sonradan fiyat listenizi güncelleseniz de kasaya randevudaki tutar gelir; gerekirse satışı kapatmadan önce düzeltirsiniz.

Geçen seferki boya formülü kartta

Müşteri kartının izlenen alanlarında salonlar için üç hazır şablon bulunur: Saç Tipi (düz, dalgalı, kıvırcık, afro, ince ya da kalın telli), Boya Formülü ve Alerjiler. Alanı bir kez eklersiniz, işletmedeki bütün müşteri kartlarında belirir. Boya Formülü serbest metindir; kullandığınız markanın ton kodunu ve karışımını olduğu gibi yazarsınız, kartta son yazdığınız formül görünür.

Online randevu alan müşteri İletişim adımındaki isteğe bağlı not alanına "saçım bel hizasında" ya da "geçen sefer Derya yapmıştı" yazabilir; not randevunun içinde size ulaşır.

Salı öğleden sonrası boş kaldığında o aralıktan "Boş saati doldur" penceresini açıp dip boyayı seçersiniz. Liste, satış kaydında bu iş bulunan müşterileri kendi geliş aralıklarına göre işaretler; arası açılanlar "Gecikti" ya da "Zamanı geldi" diye görünür. Teklifi siz başlatırsınız; yalnız ticari ileti izni veren müşteriye gider ve bunun için Fırsat Saatleri'nin açık olması gerekir.

Kasa, prim ve kimin müşterisi geri geliyor

İş bitince "Tamamla ve Satış Yap" satış ekranını randevudaki hizmetler ve her hizmetin personeliyle dolu açar. Boya kaleminin primi Derya'ya, fön kaleminin primi Elif'e yazılır. Personelin genel oranını kendi kartındaki "Prim oranı (%)" alanına, röfle gibi tek bir hizmetin ayrı oranını "Prim Oranları" penceresine girersiniz. Prim yalnız hizmet kalemlerinden doğar; şampuan gibi ürün satışı prim yazmaz.

Balyajın bir kısmını nakit, kalanını kartla alacaksanız "Parçalı Öde" ile tek satışta kaydedersiniz. Adisyonla çalışıyorsanız "Adisyon Aç" müşterinin hesabını açık tutar; ürün ya da ikinci bir işlem eklenir, ödeme sonra alınır. Veresiye yalnız müşterisi seçili satışa yazılır ve Veresiye Alacakları ekranında izlenir; otomatik borç hatırlatması kapalı gelir.

Raporlar'da Personel Performansı sekmesinin altında, yalnız işletme sahibinin gördüğü "Kimin müşterisi geri geliyor?" kartı durur. Salona ilk kez gelen müşteri, o gün en pahalı işi yapan personele yazılır; 90 gün içinde başka bir gün yeniden gelirse, kime gelirse gelsin geri gelmiş sayılır. Bir personelin satırına dokunduğunuzda onun geri gelmeyen müşterileri listelenir.

Uzun işlemlerde süre planı: röfle, balyaj, keratin

Kuaförde randevunun uzunluğu hizmetten hizmete çok değişir: fön yarım saatte biter, balyaj bir öğleden sonrayı alır. Program bu farkı hizmetin süresinden okur. Hizmet kartında süreyi bir kez yazarsınız; randevuya o hizmet eklendiğinde takvimde o kadar yer kaplar. Süreyi gerçek dolu zamana göre yazmak, günün ortasında birikmeye başlayan gecikmeyi önlemenin en kolay yoludur.

Bir müşteri hem boya hem fön seçtiyse süreler toplanır ve işin tamamına yetecek kesintisiz boşluk aranır. Öğleden önce yarım saatlik, öğleden sonra iki saatlik boşluğunuz varsa online randevu uzun işi yalnız ikinci boşluğa önerir. Telefonda yeni bir randevu verirken de aynı hesabı kafanızda yapmazsınız: panel, ustanın o aralıkta dolu olup olmadığını randevuyu kaydetmeden önce söyler.

Süreyi tutturmanın ikinci yolu geçmişe bakmaktır. Bir hizmetin çoğu zaman planlanandan uzun sürdüğünü fark ederseniz hizmet kartındaki süreyi güncellersiniz; bundan sonra açılacak randevular güncel süreyle planlanır.

Personel bazlı takvim: her usta kendi sütununda

Takvimde her personel ayrı bir sütundur. Derya'nın günü, Elif'in günü ve kalfanızın günü yan yana okunur; kimin ne zaman boşaldığını dolaşıp sormanız gerekmez. Müşteri belirli bir ustayı istiyorsa online randevuda onu seçer.

Çalışma saatleri personel başınadır. Derya cumartesi geç çıkıyorsa bunu kartına yazarsınız ve online randevu o ustanın kapalı saatlerini hiç göstermez. Ustanın yalnız bazı hizmetleri vermesini de istediğiniz gibi sınırlarsınız. Böylece vitrin, salonun gerçek düzenini yansıtır.

Ekibiniz büyüdükçe paket de büyür: paketlerde personel sayısı sınırı vardır ve panel sınıra gelince "Personel hakkınız doldu" der. Paketlerin sınırlarını aşağıdaki tabloda bulursunuz.

WhatsApp teyidi: hangi mesaj, ne zaman, kaç tane?

Teyit ve hatırlatma, kuaförde gelmeyen müşteriye karşı elinizdeki en ucuz önlemdir. Randevu yazıldığı anda teyit mesajı WhatsApp'tan gider; gerekirse SMS devreye girer. Müşteri mesajdaki bağlantıdan onaylar ya da gelemeyeceğini söyler. Siz o sırada koltukta müşteriyle ilgilenirsiniz.

Mesajlar paketinize dahil bir aylık adetle gelir ve her 30 günde yenilenir; kullanılmayan adet bir sonraki döneme aktarılmaz. Adetleri aşağıdaki tabloda görürsünüz. Bu mesajlar teyit ve hatırlatma içindir; kampanya ve duyuru göndermek için ayrı bir toplu SMS yolu vardır.

Müşterinin cevabı randevuya yansır. Bu yüzden o gün telefon açacağınız kişi listesi kısalır: yalnız cevap vermeyenlere bakarsınız. Hiç haber vermeden gelmeyen müşteri ise randevu detayında "Gelmedi" olarak işaretlenir ve geçmişinde kalır.

Prim: kim hangi işten ne kadar hak etti?

Primi tartışmalı yapan şey genellikle oran değil, kayıttır: o müşteriyi kim yaptı, boya ile fön kimin hanesine yazıldı? Burada kayıt satışın içindedir. Her hizmet kalemi onu yapan personele yazıldığı için ay sonunda herkesin hak edişi aynı rapordan okunur; usta, kalfa ve asistanın oranları ayrı olabilir.

Hangi modeli seçeceğiniz sizin kararınızdır: personele tek bir yüzde ya da bazı hizmetlere ayrı bir yüzde. Modelleri örnek hesaplarla kuaförde personel prim sistemi yazısında anlattık; ürünün oran girişi için personel prim hesaplama sayfasına bakın.

Paket, damga ve puan: müşteriyi geri getiren üç yol

Kuaförde müşteriyi geri getirmenin en somut yolu, bir sonraki ziyaretin sebebini ona önceden vermektir. Üç araç var ve ayrı ayrı açılıp kapanır: hizmetlere bağladığınız puan, ziyaret sayan damga kartı ve birkaç seansı peşin sattığınız paket.

Damga kartı kâğıt kartın yerini alır: satış tamamlanınca damga kendiliğinden düşer, kartı kaybetmenin ya da evde unutmanın sorunu kalmaz. Son adımın ödülünü siz belirlersiniz. Puan ise harcamayı sayar; hizmete yazdığınız puan satışta müşterinin bakiyesine işlenir ve bir sonraki ödemede kullanılır. Ayrıntıları müşteri sadakat programı ve dijital damga kartı sayfalarında anlattık.

Paket tarafında bakım ya da fön gibi tekrar eden hizmetleri seans paketi olarak satabilirsiniz. Satışta hizmeti "Seans Paketi Olarak Sat" diye işaretlersiniz; müşterinin kartında kalan hakkı görünür ve her gelişte siz düşersiniz. Paketin hangi hizmetlerden oluşacağına ve fiyatına siz karar verirsiniz.

• Ziyaret sıklığı düşük hizmetlerde (boya, keratin) puan ya da büyük ödüllü damga mantıklıdır.
• Sık tekrar eden hizmetlerde (fön, bakım) seans paketi ödemeyi öne çeker ve müşteriyi salona bağlar.
• Üçünü aynı gün açmak zorunda değilsiniz; önce damga kartıyla başlamak çoğu salon için en kolay yoldur.

Ürün satışı ve stok: şampuan rafı da kayda girer

Salonun ikinci geliri raftır: şampuan, saç maskesi, boya, bakım serumu. Ürün kartında alış fiyatı, satış fiyatı ve stok adedi durur. Kasada ürünü satış olarak girdiğinizde stok düşer; stoğunuzda olmayan ürün satılamaz, yani rafta kalmamış ürünü kasadan çıkarmış olmazsınız.

Stok Yönetimi ekranında rafın alış ve satış değerini görürsünüz. Her ürün için bir eşik yazarsınız; stok o sayının altına inince ürün Düşük Stoklu Ürünler listesinde çıkar. Stok Hareketleri ekranı her satışı, alımı, düzeltmeyi ve iadeyi önceki ve yeni stokla listeler; sayımla kayıt tutmadığında farkın nereden geldiğine buradan bakarsınız.

Tedarikçiden aldığınız ürünü alım olarak girer, teslim aldığınızı onayladığınızda stoğu artırırsınız. İkinci şubeniz varsa şubeler arasında stok transferi yaparsınız. Ürün gelirini hizmet gelirinden ayrı görmek için Raporlar'daki hizmet ve ürün sekmesini kullanırsınız.

• Ürün satışı prim yazmaz; prim yalnız hizmet kalemlerinden doğar.
• Hizmette kullandığınız boya ya da oksidan stoktan kendiliğinden düşmez; hizmet başına sarf izlenmez. Onu sayımdan sonra düzeltme olarak girersiniz.
• Program tedarikçiye otomatik sipariş vermez ve stok için otomatik bildirim göndermez; eşiğin altına inen ürünü listeden siz görürsünüz.

Kâğıt çizelge, Excel ve randevu programı yan yana

Çoğu salon bu üç yöntemden birinden geçerek buraya gelir ve her birinin haklı bir yanı vardır: kâğıt çizelge hızlıdır, Excel esnektir. Fark, iş büyüdüğünde başlar. Tablo, günlük işte nelerin kendiliğinden olduğunu karşılaştırır:

Kuaför randevu programı nasıl seçilir? Kontrol listesi

Deneme süresi bittiğinde kararı verdirecek olan, vitrin sayfasındaki özellik listesi değil, salonunuzun gününe uyup uymadığıdır. Seçmeden önce şu soruları kendinize sorun; genel bir sürüm için randevu programı nasıl seçilir rehberine de bakabilirsiniz:

• Bir randevuda iki hizmeti iki ayrı personele yazabiliyor muyum? Boya ile fön bunun en sık örneği.
• Boya dinlenirken ikinci müşteriyi alabiliyor muyum, yoksa programa karşı mı çalışıyorum?
• Müşterim uygulama indirmeden, hesap açmadan randevu alabiliyor mu?
• Gelmeyen müşterinin saati takvimde ve online sayfada yeniden açılıyor mu?
• Prim, hizmet kalemini yapan kişiye kendiliğinden yazılıyor mu?
• Ürün satışı stoğu düşürüyor, eşiğin altındakiler listelenebiliyor mu?
• Boya formülü ve saç tipi gibi bilgileri müşteri kartında tutabiliyor muyum?
• Eski kayıtlarımı kim taşıyacak ve ne kadar sürer?
• Fiyat taahhütsüz mü, hangi paket kaç personele yetiyor?
• Denemede kendi gerçek randevularımı girip bir haftalık düzenimi görebiliyor muyum?

Salon Defteri paketleri: kaç personel, kaç mesaj?

Paketler personel sayısı ve aylık mesaj adediyle ayrılır; hepsinde randevu, müşteri kartı, satış ve kasa vardır. Yıllık ödemede 10 aylık tutar ödenir. İlk 7 gün ücretsizdir.