Randevu sistemi ve randevu programı
Randevu Sistemi ve Randevu Programı: İşletmeniz İçin Online Randevu
Bu sayfa, MHRS gibi kamu randevu sistemlerini değil, salon, stüdyo ve klinik gibi işletmelerin kendi müşteri randevusunu anlatır. Randevu sistemi; müşterinin saati kendisinin seçtiği online randevu sayfası, dolu saatleri tutan takvim, WhatsApp’tan giden teyit ve hatırlatma, müşteri kaydı ve gün sonu kasasının birlikte çalıştığı düzendir. Randevu programı ya da randevu uygulaması dediğiniz yazılım bu düzeni telefonunuzda ve bilgisayarınızda çalıştırır.
Kuaför, berber, güzellik merkezi, pilates stüdyosu, pet kuaförü, tırnak salonu, spa, psikolog ve diyetisyen gibi randevuyla çalışan bir işletmeyseniz aşağıda sistemin hangi parçalardan oluştuğunu, nasıl seçileceğini ve Dükkan Defteri’nin bu parçaları nasıl karşıladığını bulursunuz.
- 7 gün ücretsiz deneme
- Taahhüt yok
- Eski kayıtlarınızı biz taşıyoruz
- Online randevu sayfası, takvim, WhatsApp teyidi, müşteri kartı ve kasa tek yerde; telefonda ve bilgisayarda çalışır.
- Kuaför, güzellik, spor, klinik ve pet işletmeleri için dört ürün; fiyatlar aylık ₺1.190’dan başlar (KDV dahil). Taahhüt yok.
- İlk 7 gün ücretsiz denersiniz; isterseniz önce WhatsApp’tan demo isteyin.
Randevu sistemi nedir, randevu programından farkı ne?
Randevu sistemi, bir işletmenin saatlerini müşteriye açma, dolu saatleri tutma, gelecek kişiye haber verme ve randevudan sonra kaydı kapatma biçiminin bütünüdür. Telefonda söylenen saatin bir kâğıda yazılması da bir sistemdir; yalnız bütün yük sizin üzerinizde kalır.
Randevu programı ise aynı düzeni ekranda yürüten yazılımdır. Aramalarda “randevu uygulaması” diye geçen şey de çoğu zaman aynı yazılımın telefondaki yüzüdür. Dükkan Defteri’nde işletme sahibi paneli telefondan ve bilgisayardan kullanır; müşteri ise hiçbir şey indirmeden bağlantıyla randevu alır. Yani satın aldığınız şey bir takvim ekranı değil, randevunun ilk telefondan son tahsilata kadar izlediği yoldur.
Bu ayrım pratikte şu işe yarar: bir yazılımı değerlendirirken ekranın güzelliğine değil, düzenin hangi parçasını üstlendiğine bakarsınız. Takvim veren ama müşteriye haber göndermeyen bir program, sizi yine telefona bağlı bırakır.
Bir işletmede randevu sisteminin altı parçası
Hangi sektörde olursanız olun, randevulu bir işletmenin düzeni altı parçaya ayrılır. Her biri ayrı bir kayıp noktasını kapatır:
- Online randevu sayfası: Müşteri hizmeti, kişiyi, günü ve saati seçer; telefonuna gelen kodu girer ve randevusu takviminize düşer. Hesap açmaz, uygulama indirmez. Sayfa gece de açıktır; kapalı saatte gelen talep kaybolmaz. Ayrıntısı online randevu linki sayfasında.
- Takvim ve personel: Her personelin kendi sütunu olur. Aynı kişiye aynı saate ikinci randevu varsayılan olarak yazılmaz; bilerek paralel açmak isterseniz bunu ayrıca onaylarsınız.
- Teyit ve hatırlatma: Randevu kaydedilince müşteriye WhatsApp’tan teyit mesajı gider, WhatsApp’ı olmayana SMS gönderilir. Hatırlatma varsayılan olarak randevudan 2 saat önce gider ve süresini siz değiştirirsiniz. Ayrıntısı randevu teyit sistemi sayfasında.
- Müşteri kaydı: Her müşterinin randevuları, satışları, notları, borcu ve izinleri aynı kartta durur. Kimin ne sıklıkla geldiği kartta görünür. Ayrıntısı müşteri takip programı sayfasında.
- Paket ve seans: Seanslı satışlarda kalan hak, randevu detayından tek tıkla düşülür; müşteri kalan seansını kendi telefonundan görür. Ayrıntısı seans takip programı sayfasında.
- Satış ve kasa: Randevu bitince satış aynı ekrandan açılır. Nakit ödemeler gün sonu kasa sayımında beklenen tutara kendiliğinden girer; böylece gün sonunda kasayı tahmin etmezsiniz.
Altı parçanın hepsi aynı veriyi paylaştığı için birini öğrenen öteki beşini de öğrenmiş olur: müşteri bir kez kaydedilir, randevusu, ödemesi ve geçmişi aynı kişiye bağlanır.
Randevu sistemi bir işletmede neyi değiştirir?
Randevu sisteminin işletmeye katkısı çoğu zaman büyük bir sıçrama olarak değil, küçük yüklerin kalkması olarak görünür. Aşağıdakiler bir söz değil, günlük işin nasıl farklılaştığının tarifidir; sonuç işletmeye, sektöre ve mevsime göre değişir.
- Telefon yükü azalır. Saat sormak için arayan müşteri randevu sayfasına yönlenir; siz hizmet verirken telefonu açmak zorunda kalmazsınız.
- Boş saat görünür olur. Hangi gün, hangi personelde yer olduğu takvimde bellidir; iptal edilen saat yeniden açılır ve başka bir müşteri o saati alabilir.
- Haber vermeden gelmeme sorunu daha görünür hale gelir. Teyit ve hatırlatma gittiği için müşteri randevusunu hatırlar, gelemeyecekse bağlantıdan bildirir.
- Müşteriyi tanırsınız. Kimin ne zaman geldiği, en son ne yaptırdığı ve hangi personelle çalıştığı kartta durur; müşterinin geliş düzeni de kartta hesaplanır.
- Gün sonu kısalır. Satışlar randevudan açıldığı için gün sonunda ayrıca not çıkarmak gerekmez; kasa sayımı beklenen tutarla yapılır.
Randevu uygulaması: telefonda nasıl çalışır?
“Randevu uygulaması” arayan biri iki şeyden birini kastediyor olabilir: kendi işletmesinin randevusunu yöneteceği bir yazılım ya da müşteri olarak randevu alacağı bir uygulama. Bu sayfa birincisini anlatır.
İşletme sahibi olarak paneli telefonunuzda ve bilgisayarınızda kullanırsınız; Dükkan Defteri’nin mobil uygulaması App Store ve Google Play’de bulunur. Müşteriniz ise hiçbir uygulama kurmaz: Instagram profilinizdeki ya da WhatsApp’tan gönderdiğiniz bağlantıyı açar, telefonunun tarayıcısında randevusunu alır. Bu fark önemlidir; müşteriden bir şey indirmesini istemek, randevu alma adımlarının sayısını artırır.
Hangi işletme için? Sektöre göre randevu sistemi
Dört parça her işletmede biraz başka görünür. Dükkan Defteri dört ürünle gelir: Salon Defteri, Klinik Defteri, Spor Defteri ve Pet Defteri. Kayıtta sektörünüzü seçtiğinizde o sektörün hazır hizmetleri gelir, istemediklerinizi kaldırırsınız. Ekrandaki sözcükler de işe uyar: klinikte “hasta”, spor stüdyosunda “üye” yazar.
Aşağıdaki kartlar, kendi sektörünüzün sayfasına gider. Orada o işe özgü günlük akışı, sınırları ve soruları bulursunuz.
Kuaför randevu programı
Her ustanın kendi sütunu olur; müşteri hizmeti ve ustayı seçerek randevu alır.
Berber randevu programı
Usta başına takvim, online randevu ve teyit; telefonu açamadığınız saatte de randevu düşer.
Güzellik merkezi randevu programı
Süre isteyen hizmetler, seans takibi ve dijital onam kaydı bir arada.
Tırnak salonu randevu programı
Nail art ve protez tırnak gibi hizmetler için hazır hizmet listesiyle başlarsınız.
Spa ve masaj randevu programı
Seans süreleri ve masaj hizmetleri için hazır liste; randevu sonrası kasa aynı ekranda.
Pilates randevu programı
Kontenjanlı grup dersi, seans paketinden düşüm ve ders hatırlatması.
Spor ve fitness randevu programı
PT seansı, paket takibi ve üye kaydı için Spor Defteri.
Pet kuaförü randevu programı
Randevu müşteriye değil, her petin kendi kartına bağlanır.
Diyetisyen randevu programı
Danışan kartında kilo ve vücut yağ oranı gibi ölçümleri sizin seçtiğiniz alanlarla izlersiniz.
Psikolog randevu programı
Danışan kaydı ve seans takibi; müşteri yerine danışan yazar.
Kâğıt çizelge, Excel, WhatsApp ve randevu sistemi
Çoğu işletme randevu sistemini bir anda değil, sırayla bırakarak bulur: önce kâğıt çizelge, sonra Excel tablosu, sonra müşterilerle WhatsApp yazışması. Her yöntem belli bir büyüklüğe kadar çalışır. Aşağıdaki tablo hangisinin neyi yaptığını yan yana koyuyor:
| Konu | Kâğıt çizelge | Excel tablosu | WhatsApp ile randevu | Randevu sistemi |
|---|---|---|---|---|
| Randevuyu kim alır? | Kâğıt çizelgeSiz, telefonda ya da dükkanda | Excel tablosuSiz, tabloyu açarak | WhatsApp ile randevuSiz, yazışmayı okuyarak | Randevu sistemiMüşteri, randevu sayfasından kendisi |
| Müşteri geceleyin randevu isteyebilir mi? | Kâğıt çizelgeHayır, sabaha kadar bekler | Excel tablosuHayır | WhatsApp ile randevuMesaj bırakır, siz sabah yanıtlarsınız | Randevu sistemiEvet, sayfa her saat açıktır |
| İki randevu çakışırsa | Kâğıt çizelgeFark etmek size kalır | Excel tablosuFark etmek size kalır | WhatsApp ile randevuMesajlar arasında kaybolabilir | Randevu sistemiAynı kişiye aynı saate ikinci randevu varsayılan olarak yazılmaz |
| Müşteriye hatırlatma | Kâğıt çizelgeTek tek aramak gerekir | Excel tablosuTek tek aramak gerekir | WhatsApp ile randevuHer mesajı elle yazarsınız | Randevu sistemiTeyit ve hatırlatma kendiliğinden gider |
| Müşteri geçmişi | Kâğıt çizelgeKâğıt sayfalar arasında | Excel tablosuAyrı bir sekmede | WhatsApp ile randevuSohbet geçmişinde | Randevu sistemiMüşteri kartında randevu, satış ve notlarla |
| Gün sonu kasa | Kâğıt çizelgeElle toplanır | Excel tablosuElle toplanır | WhatsApp ile randevuAyrı tutulur | Randevu sistemiSatışlarla birlikte hesaplanır |
| Ekip büyüyünce | Kâğıt çizelgeHerkes aynı kâğıda yazamaz | Excel tablosuAynı dosyayı aynı anda düzenlemek zorlaşır | WhatsApp ile randevuHer personelin telefonunda ayrı yazışma olur | Randevu sistemiHer personelin kendi takvimi olur |
Bu bir yöntemleri kötüleme listesi değil. Tek başına çalışan ve haftada birkaç randevusu olan biri için kâğıt çizelge yeterli olabilir. Ama telefonu açamadığınız saatlerde müşteri kaybediyorsanız, gelmeyen müşteriyle boş saat yaşıyorsanız ya da gün sonu hesabı yapmak size zaman kaybettiriyorsa, sorun yöntemin kendisinde değil, yöntemin büyüyen işe yetmemesindedir.
Randevu sistemi nasıl seçilir? Sekiz maddelik kontrol listesi
Programlara bakmadan önce kendi işletmenizin gününü düşünün; aşağıdaki sorular hangi parçaya ağırlık vereceğinizi belirler. Daha ayrıntılı bir liste için randevu programı nasıl seçilir yazısına bakabilirsiniz.
- 1Müşteri randevuyu kendisi alabiliyor mu? Hesap açmadan, telefonundan, gece saatinde randevu alamayan müşteri yine sizi arar.
- 2Teyit ve hatırlatma kendiliğinden gidiyor mu? Gelmeyen müşteri sorununun en doğrudan çaresi budur; mesajın hangi kanaldan gittiğini ve kredinizden düşüp düşmediğini öğrenin.
- 3Her personelin ayrı takvimi var mı? Ekibiniz varsa kişi başına sütun ve kişi başına çalışma saati şarttır.
- 4Hizmetiniz seanslıysa kalan hak görünüyor mu? Paket satıyorsanız kalan seansı hem sizin hem müşterinin görebilmesi gerekir.
- 5Müşteri kaydı ve geçmişi tek yerde mi? Randevu, satış, borç ve not ayrı ayrı yerlerde durursa, kayıt tutmak ikinci bir işe dönüşür.
- 6Satış ve kasa bağlı mı? Randevudan satışa geçişin tek ekranda olması, gün sonu hesabını kısaltır.
- 7Eski kayıtlarınızı taşıyabiliyor musunuz? Müşteri listenizi satın almadan önce nasıl aktaracağınızı sorun. Dükkan Defteri’nde aktarımı destek ekibi yapar; ayrıntısı randevu programı değiştirme sayfasında.
- 8Önce ücretsiz deneyebiliyor musunuz? Gerçek bir haftanın randevularıyla denemeden karar vermeyin; deneme süresini kendi takviminizle doldurun.
İlk hafta nasıl kurulur?
Kurulum için 7 günlük deneme süresi yeterlidir; sırayı bozmadan ilerlemek işi kolaylaştırır.
- 1Çalışma saatlerinizi, hizmetlerinizi ve her hizmetin gerçek süresini girin. Sürelerin tahmin değil, ölçülmüş olması gün içindeki gecikmeyi azaltır.
- 2Personelinizi ekleyin ve her birinin hangi hizmeti verdiğini işaretleyin. Online randevu sayfasında müşteri bu seçimlere göre kişi görür.
- 3Online randevu sayfanızı açın ve bağlantısını Instagram profilinize, Google İşletme Profilinize ve WhatsApp yanıtlarınıza koyun. Nasıl yapılacağını Instagram randevu al düğmesi ve Google İşletme Profili randevu bağlantısı yazılarında anlattık.
- 4Teyit ve hatırlatma mesajlarını kontrol edin; yeni hesaplarda açık gelir. Mesaj metnini işletmenize göre değiştirebilirsiniz.
- 5Müşteri listenizi aktarın. Eski programınızdan ya da Excel dosyanızdan müşterileri destek ekibi taşır.
- 6Gün sonunda satışları ve kasa sayımını sistemden yapın. Bu parça, günlük alışkanlık oturduktan sonra anlam taşır.
Fiyat ve ödeme
Salon Defteri aylık ₺1.190’dan başlar: Solo ₺1.190 · Pro ₺1.590 · Elite ₺2.190 (aylık, KDV dahil). Klinik, Spor ve Pet Defteri’nin fiyatları fiyatlar sayfasında ürün ürün yazılıdır. Taahhüt yok.
İlk 7 gün ücretsiz denersiniz. Aylık ödeme kredi kartı ile, yıllık ödeme kredi kartı ya da havale/EFT ile yapılır. Yıllık ödemede 10 ay ödenir, 12 ay kullanılır.
Paketler personel sayısına, şube sayısına ve aylık dahil SMS, WhatsApp ve Defty yapay zekâ kredisine göre ayrışır. İşletmenize uyan paketi seçmek için fiyatlar sayfasındaki karşılaştırmaya bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
- Randevu sistemi ile randevu programı aynı şey mi?
- Günlük konuşmada ikisi aynı anlamda kullanılır. Sistem, randevunun alınmasından kapanmasına kadar işleyen düzenin bütünüdür; program ise bu düzeni çalıştıran yazılımdır. Randevu uygulaması da çoğu zaman aynı yazılımın telefondaki kullanımını anlatır.
- Bu sayfa MHRS gibi devlet randevusu için mi?
- Hayır. Hastane ve kamu randevuları için ilgili kurumun kendi sistemi kullanılır. Bu sayfa, kuaför, güzellik merkezi, stüdyo, klinik ve pet kuaförü gibi işletmelerin kendi müşterisinden randevu almasını anlatır.
- Online randevu sistemi nasıl çalışır?
- İşletmenizin bir randevu sayfası olur. Müşteri bağlantıyı açar, hizmeti, kişiyi, günü ve saati seçer, telefonuna gelen kodu girer. Randevu takviminize düşer ve müşteriye teyit mesajı gider. Müşteri hesap açmaz, uygulama indirmez.
- Müşterilerim bir uygulama indirmek zorunda mı?
- Hayır. Randevu sayfası telefonun tarayıcısında açılır. Dükkan Defteri’nin mobil uygulaması işletme sahibi içindir; müşteri randevusunu bağlantıdan alır.
- Telefondan ve bilgisayardan kullanabilir miyim?
- Evet. Paneli tarayıcıdan bilgisayarda, uygulamadan telefonda kullanırsınız; ikisi aynı kayıtları gösterir.
- Gelmeyen müşteriyi azaltmaya yardımcı olur mu?
- Randevu kaydedilince WhatsApp’tan teyit mesajı gider; WhatsApp’ı olmayan müşteriye SMS ulaşır. Randevudan önce bir hatırlatma daha gider ve gelemeyecek müşteri bunu bağlantıdan bildirir, saat boşalır. Sonuç işletmeye göre değişir; mesajlar boş saati kendiliğinden doldurmaz ama haber vermeden gelmemeyi azaltmak için doğru zemini kurar.
- Birden fazla personelim varsa her biri kendi takvimini görür mü?
- Evet. Her personelin kendi sütunu ve çalışma saati olur. Paketinize göre personel sayısı değişir; ayrıntı fiyatlar sayfasındaki karşılaştırmada yazılıdır.
- Eski randevu ve müşteri kayıtlarımı taşıyabilir miyim?
- Evet. Önceki programınızdan aldığınız CSV ya da Excel dosyasındaki müşterileri destek ekibi aktarır. Aktarımdan önce bir deneme çalıştırması yapılır ve alınamayan satırların sebebi görülür. Seans paketleri ve kalan haklar taşınmaz.
- Randevu sistemi ücretsiz mi, kaç lira?
- İlk 7 gün ücretsiz denersiniz. Sonrasında Salon Defteri aylık ₺1.190’dan başlar (KDV dahil); öteki ürünlerin fiyatları fiyatlar sayfasında yazılıdır. Sürekli ücretsiz çalışan programların neleri kısıtladığı için ücretsiz randevu programı sayfasına bakabilirsiniz.
- Hangi sektörler için uygun?
- Kuaför, berber, güzellik merkezi, tırnak ve kirpik salonu, spa ve masaj, pilates ve yoga stüdyosu, fitness ve dans kursu, diyetisyen, psikolog, fizyoterapist ve pet kuaförü gibi randevuyla çalışan işletmeler için. Sektör sayfalarının listesi yukarıdaki kartlardadır.
Son güncelleme: · Hazırlayan: Dükkan Defteri ekibi
Zaman Kaybına ve Randevu Karmaşasına Son
İşletmenizi Dükkan Defteri ile Yönetmeye Bugün Başlayın
7 gün ücretsiz deneyin. Deneme için kart bilgisi gerekmez. Aylık abonelikte ödeme kredi kartıyla yapılır. Kurulumda ve eski kayıtlarınızın taşınmasında ekibimiz yanınızda.
- Hesabınız kayıtta açılır
- Eski kayıtlarınızı biz taşıyoruz
- Taahhüt yok
