Müşteri takip programı

Kartın üstü: beş sayı ve bir durum cümlesi

Listede bir satıra dokununca müşterinin kartı listenin üzerinde açılır; liste arkada bekler, kartı kapatınca aynı satıra dönersiniz. Kartın üstünde toplam harcama, kalan borç, ziyaret sayısı, paketlerdeki kalan seans ve puan bakiyesi yer alır.

Altındaki satır müşterinin düzenini söyler: "Ortalama 28 günde bir geliyor. Son gelişi 12 gün önce." Son gelişin üzerinden bu aralığın bir buçuk katı geçince satır uyarıya döner: "45 gündür gelmedi. Normalde 28 günde bir gelir." Yaklaşan randevusu olan müşteride uyarı çıkmaz; onun yerine randevunun günü ve saati yazar.

Bu düzen farklı günlerde yapılmış en az üç satıştan çıkarılır; daha az geçmişi olan müşteri için tahmin yazılmaz. Müşteriye en çok hizmet veren personelin adı ve kaç kez hizmet verdiği de burada yazar; yalnız bir kez hizmet vermişse bu satır çıkmaz. Kartın düğmeleriyle randevu verir, satış ekranına geçer ya da borç tahsil edersiniz.

Sekmelerde müşterinin bütün geçmişi

Randevular sekmesi yaklaşan ve geçmiş randevuları planlandı, tamamlandı, iptal ya da gelmedi gibi durumlarıyla sıralar. Müşterinin vitrinden kendisi aldığı randevunun yanında "online" yazar. Satışlar sekmesinde kalemler, hizmeti veren personel, ödeme şekli ve satışa düşülen not görünür; iptal edilen satış silinmez, soluk gösterilir ve tutarının üstü çizilir.

Para sekmesi veresiye hareketlerini tarihiyle listeler; satıştan doğan borcun yanında o satışın numarası yazar. Bakiyesi olan paketler kalan seans sayısıyla aynı yerdedir. Bilgiler & Notlar sekmesinde her notun altında yazıldığı gün, saat ve yazan kişi görünür. Not sonradan düzenlenmez; yanlışsa silinir ve yenisi yazılır.

Etiketleri de aynı sekmede açarsınız: "VIP", "öğrenci", "hafta sonu gelir" gibi, altı renkten biriyle. Etiket kartın başlığında rozet olarak durur; Müşteriler listesinde bir ya da birkaç etikete göre süzersiniz.

Onam & KVKK sekmesi izinlerin durumunu ve müşterinin onam belgelerini gösterir. Klinik Defteri'nde ekranlarda müşteri yerine "hasta", Spor Defteri'nde "üye" yazar. Bazı sekmeler yalnız ilgili modül açıkken görünür:

• Puan & Çark ve Hediye: puan bakiyesi ve geçmişi, sadakat ödülü çarkından kazanılan ödüller, Hediye Yolculuğu damgaları.
• İzlenen Alanlar: boya formülü, alerji ya da kilo gibi sizin seçtiğiniz bilgiler; kilo gibi ölçümlerde önceki değerler de durur.
• Klinik: klinik kayıtlar. Çalışanlarınızdan yalnız bu izni ayrıca verdikleriniz sekmeyi görür.
• Petler: pet işletmelerinde müşterinin hayvanları.

İzni müşteri kendisi verir

KVKK aydınlatma onayını ve ticari ileti iznini panelde siz işaretleyemezsiniz; sistem de bunu kabul etmez. İzni eksik müşterinin Onam & KVKK sekmesinde "İzin iste" düğmesi çıkar; basınca müşteriye bir kayıt bağlantısı gider. Bu SMS mesaj kredinizden düşer.

Müşteri bağlantıyı açar, numarasını telefonuna gelen kodla doğrular, adını ve isterse e-postasıyla doğum tarihini yazar. KVKK onayını verir, ticari ileti iznini isterse işaretler; ikisi de kaydına işlenir. Aynı sayfa dükkânınıza asacağınız karekodla da açılır: sırasını bekleyen müşteri kodu okutup kendi kaydını yapar.

Panelden bir izni yalnız geri alabilirsiniz: müşteri mesaj istemediğini söylediğinde kaydını düzenleyip işareti kaldırırsınız. Ticari ileti izni olmayan müşteriye kampanya mesajı, doğum günü kutlaması ve bakım hatırlatıcısı gitmez.

Bakım hatırlatıcısı ve doğum günleri

Müşterisi seçili bir satış, adisyon ya da randevu tamamlanınca kısa bir pencere açılır. "Bakım Hatırlatıcısı Kur" ile 15, 30, 45 ya da 60 gün sonrasını seçer ya da gün sayısını kendiniz yazarsınız. Hazır metin müşterinin adını ve az önce aldığı hizmeti söyler; istediğiniz gibi değiştirirsiniz. Mesaj seçtiğiniz gün, hatırlatıcıyı kurduğunuz saatte gider.

Müşterinin ticari ileti izni yoksa hatırlatıcıyı yine kurarsınız: izin gelince kendiliğinden başlar. Gönderim günü izin gelmeden geçerse hatırlatıcı düşer ve hiçbir şey gönderilmez. İzin bekleyen hatırlatıcı müşterinin kartında görünür ve oradan iptal edilir.

Doğum Günleri ekranı bugün ya da bugünden itibaren yedi gün içinde doğum günü olan müşterileri listeler. Kutlama kendiliğinden gitmez; metni düzenleyip gönderirsiniz. Telefonu kayıtlı olmayan, ticari ileti izni vermemiş ya da numarasına ulaşılamayan müşteri listede görünür ama seçilemez; sebebi satırında yazar.

Kimin müşterisi geri geliyor?

Raporlar ekranındaki Personel Performansı sekmesinin en altında, yalnız işletme sahibinin gördüğü bir kart durur. Kart, son 12 ay içinde işletmeye ilk kez gelen müşterilere bakar. Her yeni müşteri, ilk geldiği gün en pahalı işi yapan personele yazılır; sonraki 90 gün içinde başka bir gün yeniden gelirse, kim hizmet verirse versin geri gelmiş sayılır.

Her personelin satırında yeni müşteri sayısı, geri gelenler ve oran yer alır; işletme geneli çubukların üzerinde dikey bir çizgidir, hedef değildir. 10'dan az yeni müşterisi olan personelde oran yazılmaz. Bir satıra dokununca geri gelmeyen müşterilerin adı, ilk geliş günü ve o gün aldığı hizmet açılır; 90 günden sonra dönenler ayrı başlık altında durur.

Kasadan yapılan randevusuz satış da geliş sayılır, ama ilk gelişi yalnız satış olan müşteri bu kartta yer almaz. Grup seansları hesaba girmez. Üstteki tarih seçimi bu kartı değiştirmez.