Randevu programı nasıl seçilir: satın almadan önce sorulacaklar

Sözleşmede nelere bakmalısınız?

Aylık ücret sözleşmenin yalnız bir satırıdır. Yazılım sözleşmeleri çoğunlukla herkese aynı metinle sunulan genel işlem koşullarıdır. Türk Borçlar Kanunu'na göre bu koşullardan aleyhinize olanlar, sözleşme kurulurken size açıkça bildirilmemiş, içeriğini öğrenme fırsatı verilmemiş ya da sizce kabul edilmemişse yazılmamış sayılır. Belirsiz bir hüküm onu hazırlayanın aleyhine yorumlanır; firmaya sözleşmeyi sizin aleyhinize tek başına değiştirme ya da ona yeni hüküm ekleme yetkisi veren kayıtlar da yazılmamış sayılır.

Cayma hakkına güvenmeden önce sözleşmedeki maddeyi okuyun. Tüketici mevzuatı ticari ya da mesleki olmayan amaçla hareket edeni korur; işletmeniz için aldığınız bir yazılımda bu korumadan yararlanamayabilirsiniz. Firmanın tanıdığı cayma ve iade hakkını bu yüzden sözleşmede yazılı olarak görün. İmzadan önce şu maddeleri bulun, anlamadığınızı yazılı sorun:

• Taahhüt: Asgari bir süre var mı? Erken ayrılırsanız kalan aylar ya da bir erken çıkış bedeli isteniyor mu?
• Yenileme: Süre dolunca abonelik kendiliğinden uzuyor mu, fiyat artışı ne kadar önce bildiriliyor?
• Ödeme: Aylıkta ve yıllıkta hangi ödeme yolları geçerli, fiyata KDV dahil mi?
• İptal ve iade: İptalden sonra ödediğiniz dönemin sonuna kadar kullanabiliyor musunuz, yıllık ödemede kalan aylara ne oluyor?
• Deneme: Kaç gün sürüyor, bütün bölümler açık mı, kaç SMS dahil, bitince kendiliğinden ücret çekiliyor mu?

SMS gideri nasıl hesaplanır?

Aylık ücretin yanında SMS de ayrı bir gider kalemidir. Örneğin her randevuya bir teyit ve bir hatırlatma gidiyorsa ayda 400 randevu en az 800 mesaj eder; online randevuda telefona doğrulama kodu gönderiliyorsa o da ayrı bir mesajdır.

Karakter sınırı da gideri değiştirir. SMS standardına göre temel 7 bitlik alfabeyle tek mesaja 160 karakter sığar; mesaj 16 bitlik kodlamaya geçerse sınır 70 karaktere iner. Türkçe harflerin nasıl gönderildiği programa ve SMS sağlayıcısına göre değiştiği için aynı hatırlatma bir yerde bir, başka yerde iki kredi tutabilir. Bu yüzden örnek bir hatırlatma metni isteyin ve şunları sorun:

• Pakete kaç SMS dahil, bitince ek SMS kaç TL'ye alınıyor, fiyata KDV dahil mi?
• Kullanılmayan SMS sonraki döneme geçiyor mu?
• Doğrulama kodu, teyit, hatırlatma ve kampanya mesajlarından hangileri aynı bakiyeden düşüyor?
• Program, müşterinin ticari ileti iznini kartında tutuyor ve izni olmayana kampanya gitmesini engelliyor mu?

Kampanya ile teyit mesajı arasındaki fark ne?

Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik'e göre tanıtım amaçlı SMS için alıcının önceden onayı gerekir ve İleti Yönetim Sistemi'nde (İYS) onayı kayıtlı olmayan alıcıya bu tür mesaj gönderilemez. Satın alma, teslimat ve benzeri durumları bildiren iletilerde önceden onay aranmaz, ama bu iletilerde bir ürün ya da hizmet tanıtılamaz. Bu yüzden programın teyit ve hatırlatma metnine kendiliğinden bir kampanya satırı ekleyip eklemediğine de bakın.

Veriniz nerede duruyor, KVKK'da kim sorumlu?

Müşterilerinizin adı, telefonu ve randevu geçmişi kişisel veridir. Kanunun tanımlarına göre bu verinin neden ve nasıl işleneceğine karar veren işletmeniz veri sorumlusudur; programı sağlayan firma ise çoğu durumda sizin verdiğiniz yetkiyle, sizin adınıza işlem yapan veri işleyendir. Kişisel Verileri Koruma Kurulu da 2020 tarihli bir kararında bu ayrımda kimin karar verdiğine, kimin talimatla çalıştığına bakıldığını açıkladı.

Kanun, veri sizin adınıza başkasına işletildiğinde güvenlik tedbirleri için sizi o kişiyle birlikte sorumlu tutar; firmanın bir açığı sizin de sorununuzdur. Kurumun veri güvenliği rehberi, hizmet sağlayıcıyla yazılı bir sözleşme yapılmasını; bu sözleşmede firmanın yalnız sizin talimatınızla çalışacağının, bir ihlali size vakit kaybetmeden bildireceğinin ve sır saklayacağının yer almasını önerir.

Sunucunun yeri ayrı bir sorudur. Veri yurt dışındaki bir sunucuya gidiyorsa KVKK'nın yurt dışına aktarım kuralları gündeme gelir: Kurulun yeterlilik kararı yoksa aktarım kural olarak standart sözleşme gibi bir güvenceye dayanır ve standart sözleşme imzadan sonra beş iş günü içinde Kuruma bildirilir. Sorulacaklar:

• Veri hangi ülkede, hangi sağlayıcının sunucusunda duruyor; yedekler nerede?
• Yurt dışına aktarım varsa hangi güvenceye dayanıyor?
• Personelinizden kimin hangi ekranı göreceğini siz mi belirliyorsunuz?
• Online randevu ve onam formunda aydınlatma metni ve açık rıza nasıl alınıyor?

Program sizin işinize uyuyor mu?

Ekranda kendi kelimelerinizi görmek güzeldir: danışan, hasta, üye, seans. Ama asıl mesele kelimelerin arkasındaki kurallardır. Deneme süresinde şunları kendi hizmetlerinizle ve kendi personelinizle deneyin:

• Seans paketi: Birden çok hizmetli paket tanımlanıyor mu, kalan hak nerede görünüyor, seans kendiliğinden mi düşüyor yoksa elle mi, süresi dolan pakete ne oluyor?
• Grup seansı: Kontenjan verilebiliyor mu, dolunca online kayıt kapanıyor mu, her hafta tekrar eden ders kurulabiliyor mu?
• Pet kaydı: Müşteri ile hayvan ayrı mı tutuluyor, bir müşterinin birden çok hayvanı olabiliyor mu, randevu hangi hayvan için alındığını gösteriyor mu?
• Online randevu: Müşteri uygulama indirmeden ve hesap açmadan randevu alabiliyor mu? En az kaç saat önce, en çok kaç gün ileriye randevu alınacağını siz mi belirliyorsunuz? Kapora alınabiliyor mu?
• Teyit ve hatırlatma: Mesajın ne zaman gideceğini değiştirebiliyor musunuz? Müşteri gelemeyeceğini bağlantıdan bildirince saat yeniden açılıyor mu? Gece saatlerinde mesaj gidiyor mu?
• Personel primi: Hizmete göre ayrı oran verilebiliyor mu? Prim KDV dahil mi hariç mi tutardan hesaplanıyor, iptal edilen satışta geri düşüyor mu?
• Raporlar: Ciro, personel performansı ve gelmeme oranı nerede görünüyor; raporu muhasebecinize dosya olarak gönderebiliyor musunuz?
• Fatura: Müşterinize e-Fatura, e-Arşiv Fatura ya da serbest meslekte e-Serbest Meslek Makbuzu düzenlemeniz gerekiyorsa program bunu yapıyor mu? Yapmıyorsa belgeyi GİB'in portalından ya da bir özel entegratör aracılığıyla ayrıca düzenlersiniz.

Destek ve eski kayıtların taşınması nasıl işleyecek?

Program değiştirirken ilk hafta çoğu zaman en yoğun dönemdir. Desteğe hangi kanaldan ve hangi saatlerde ulaşacağınızı, hizmet ve personel listesini kimin gireceğini, yazdığınız bir soruna ne kadar sürede dönüş alacağınızı sorun; cevabı yazılı bir teklifte görün. Eski kayıtlar için de şunları öğrenin:

• Eski programdan hangi dosyayı almanız gerekiyor; eski .xls biçimi okunuyor mu, yoksa .xlsx ya da CSV mi isteniyor?
• Hangi kayıtlar taşınıyor: müşteriler, personel, hizmetler, ileri tarihli randevular, veresiye ve puan bakiyeleri?
• Neler taşınmıyor: satılmış seans paketleri ve kalan haklar, onam belgeleri, geçmiş satışlar?
• Aktarımdan önce bir deneme çalıştırması yapılıp alınamayan satırlar ve sebepleri gösteriliyor mu?
• Taşımayı kim yapıyor, ücreti var mı?

Dükkan Defteri'nde neler yok, kime uygun değil?

Aynı soruları kendimize soruyoruz. Panelden toplu indirebildiğiniz tek liste onam arşividir: onaylanan ve reddedilen onamlar Excel'de açılan bir CSV dosyasına tek seferde en çok 200 kayıt olarak iner, onaylanan her onamın PDF'i ayrıca indirilir. Müşteri, randevu, satış ve rapor verisi için dışa aktarma yok; raporlar ekranda okunur. Abonelik sona erince paneldeki bölümlere erişim kapanır; onam arşivini bu yüzden abonelik sürerken indirirsiniz. Müşterinize e-Fatura, e-Arşiv Fatura ya da e-Serbest Meslek Makbuzu düzenlenmez; ödemeler satış kaydı olarak tutulur.

Pet Defteri pet kuaförünün bakım ve tıraş randevuları içindir; hayvanların gece kaldığı konaklama işi için oda, giriş ve çıkış takibi yok. Ürün WhatsApp'tan kendiliğinden mesaj göndermez; teyit ve hatırlatma SMS ile gider, randevu detayındaki WhatsApp düğmesi yalnız hazır bir taslağı sizin WhatsApp'ınızda açar. Hatırlatma randevu saatinden geriye sayılarak gider ve gece saatlerini kendiliğinden atlamaz. Randevularınız Google Takvim'e yazılmaz. Online randevuda kapora alınmaz, seans paketinden düşüm de elle yapılır.

Faturayı aynı programdan kesmek, müşteri ve satış verisini dosya olarak dışa aktarmak, hayvan konaklaması yönetmek ya da mesajlarını WhatsApp'tan kendiliğinden göndermek isteyen işletme için Dükkan Defteri doğru seçim olmayabilir.

Öteki sorulara Dükkan Defteri'nin cevapları

Yukarıdaki sorulardan ürünümüzü ilgilendirenlere kısa cevaplarımız:

• Fiyat: Aylık ücret, işletme türüne ve kademeye göre KDV dahil 990 TL ile 2.890 TL arasındadır. Yıllık ödemede 10 ay ödenir, 12 ay kullanılır.
• Ödeme ve iptal: Aylık ödeme kredi kartıyla, yıllık ödeme kredi kartıyla ya da havale/EFT ile yapılır; taahhüt yoktur. Aboneliği panelden kendiniz iptal edersiniz; erişiminiz ödediğiniz dönemin sonuna kadar sürer.
• Deneme: 7 gün sürer ve 50 SMS içerir; bitince kimse otomatik ücretlendirilmez.
• SMS: Kademeye göre ayda 500, 2.500 ya da 6.000 SMS dahildir; bu hak her dönem yenilenir, kullanılmayan kısım sonraki döneme geçmez. Ek paket 750 SMS için 350 TL'dir (KDV dahil); satın alınan SMS sonraki döneme geçer ve paketteki hak bittikten sonra harcanır. Online randevudaki doğrulama kodu da mesaj kredinizden düşer.
• Karakter: Otomatik teyit ve hatırlatmada ç, ğ, ı ve ş gibi harfler gönderimden önce c, g, i ve s'ye çevrilir; bu mesajlar bu yüzden 160 karakterlik sınırla hesaplanır.
• Taşıma: Eski programınızın CSV ya da .xlsx dosyasındaki müşterileri (veresiye ve puan bakiyeleriyle), personeli, hizmetleri ve randevuları ekibimiz aktarır; eski .xls biçimi okunmaz. Önce bir deneme çalıştırması yapılır. Seans paketleri ve kalan haklar taşınmaz.
• Sunucu: Uygulama Türkiye'deki bir barındırma sağlayıcısının sunucusunda çalışır.
• Hesap silme: Talepten sonra 30 günlük bir vazgeçme süresi vardır; süre dolunca onam belgeleri de silinir. Saklamanız gereken onamları talepten önce indirirsiniz.