Randevu sistemi yönetimi: salonun takvimini düzenli tutmanın adımları

Personel takvimi: kim, ne zaman, hangi iş

Her personelin takvimi ayrıdır. Bir kişinin hangi hizmetleri verebildiğini Personel Yönetimi'nden işaretlersiniz; prim ekranı da aynı listeyi kullanır. Öğle arası, izin, bakım ya da eğitim gibi geçici boşluklar için takvimde Slot Kapat'ı kullanın: seçtiğiniz aralık, o personel için kapalı bir kayıt olur. Kapatmak istediğiniz aralıkta zaten randevu varsa sistem kapatmaya izin vermez, önce o randevuyu taşımanız gerekir.

Haftada bir kez, pazartesi sabahı, takvimi baştan sona gezin: kim izinli, hangi gün yarım gün çalışıyor, hangi gün çift randevu bekliyor? Sorunları randevu günü değil o gün çözün.

Çakışma: aynı saate ikinci randevu

Varsayılan davranış korumadır: aynı personele aynı saatte ikinci randevu yazılmak istenirse sistem çakışma uyarısı verir. Bazı işlerde bilinçli çakışma gerekir; örneğin bir kişi boya bekleme süresinde başka bir müşterinin kesimini yapıyor. Bu durumda iki yol var.

• Tek seferlik: Çakışma uyarısında çıkan "Yine de paralel oluştur" düğmesiyle o randevuyu izinli olarak oluşturursunuz; iki randevu aynı saatte yan yana görünür. Düğme yalnız sistem çakışmanın açılabileceğini söylediğinde çıkar; oda çakışması ve kapatılmış slot paralel olamaz.
• Kalıcı: Takvim Ayarları'ndaki "Paralel randevuya izin ver" anahtarını açarsınız. Kural randevu alınırken uygulanır, ayarı sonradan değiştirmek mevcut kayıtları etkilemez; online randevu kurallarında aynı anahtar bulunur ve ikisi aynı ayardır.

Teyit ve hatırlatma: ne zaman, ne sıklıkta?

Takvim Ayarları'nda iki ayrı anahtar vardır: randevu alınınca teyit göndermek ve randevudan önce hatırlatma göndermek. Birini açıp ötekini kapatabilirsiniz. Teyit WhatsApp'tan, WhatsApp'ı olmayan müşteriye SMS'le gider; ikisi de paketinizdeki mesaj hakkından düşer. Hatırlatma zamanı için seçenekler gönderme, 1 saat, 2 saat (varsayılan), 3 saat, 1 gün ve 2 gün öncedir.

Süreyi işin türüne göre seçin. Kısa ve esnek işlerde (kesim, fön) birkaç saat önce yeterlidir; müşterinin hazırlık yapması gereken uzun işlerde (gelin başı, lazer, bakım paketi) bir gün ya da iki gün önce hatırlatmak daha uygundur. Müşteri bağlantıdan "Onaylıyorum" ya da "Gelemeyeceğim" diyebilir; ikincisinde saat takvimde yeniden açılır. Teyit durumunu takvimde randevunun üstünde, teyit oranını Raporlar'daki Randevu Performansı sekmesinde izlersiniz. Ayrıntı için müşteri randevu teyit sistemi sayfasına bakın.

Müşterinin randevusunu en geç ne kadar önce iptal edebileceğini bildiren bir iptal kuralını da seçebilirsiniz; kural yalnız bilgi olarak gösterilir, iptali engellemez. Gelmeyen müşterinin işletmeye maliyetini randevuya gelmeyen müşteri yazısında hesaplıyoruz.

Online randevu kuralları

Müşteri online sayfadan randevu alacaksa sınırları siz koyarsınız. Online Randevu menüsündeki Kurallar sekmesinde üç karar vardır.

• En erken ne kadar sonrasına: Varsayılan 60 dakikadır. Sınır yok, 30 dakika, 1, 2, 3, 6, 12 saat ya da 1 gün önce seçilebilir. Son dakika randevusu istemiyorsanız süreyi uzatın.
• En fazla ne kadar ileriye: Varsayılan 60 gündür; 1 hafta ile 1 yıl arasında seçilir. Mevsimlik işlerde (gelin başı, düğün sezonu) süreyi uzatın.
• Otomatik onay: Açıkken online randevu doğrudan Planlandı olarak yazılır. Kapalıyken Onay Bekliyor olarak durur ve siz onaylayınca kesinleşir; onay bekleyen randevu olduğunda panelde bir şerit görünür.

Haftalık seri: aynı müşteri, aynı saat

Düzenli gelen bir müşteri için (haftalık bakım, ders, seans) her hafta ayrı randevu yazmak yerine yeni randevu formunda haftalık seri oluşturabilirsiniz. Seri en çok 52 hafta, yani bir yıl sürer. Seri hepsi ya da hiçbiri olarak oluşur: bir hafta oluşturulamazsa seri hiç kurulmaz ve hata size gösterilir. Çakışma çıkarsa paralel izni yalnız gerçekten çakışan haftalara verilir; çakışmayan haftalar normal randevu olarak açılır. Haftalık seri kişisel randevu içindir; grup seansına katılımcı ekleme seride yoktur.

Gelmedi, İptal, Tamamlandı: gün sonu rutini

Her randevunun bir durumu vardır: Planlandı, Onay Bekliyor, Tamamlandı, İptal, Gelmedi ve Ertelendi. Planlandı bir randevu Tamamlandı, İptal, Gelmedi ya da Ertelendi olabilir. Tamamlandı, İptal ve Gelmedi kapalı durumlardır: bir kez seçtikten sonra geri alamazsınız; düğmeye basmadan önce randevuyu bir kez daha okuyun.

Fark küçük görünür ama önemlidir. Müşteri önceden haber verdiyse İptal, haber vermeden gelmediyse Gelmedi seçin; iki sayı farklı sorunu gösterir. Hizmet verildiyse randevuyu Tamamlandı yapıp satışı kaydedin: satış açılmadan kapatılan randevu ziyaret sayılmaz ve müşterinin geliş düzeni hesabına girmez.

Gün sonunda beş dakika ayırın: bugünün randevuları listesinden hâlâ Planlandı görünen satır kalmasın. Haftalık bir kontrol de ekleyin: hâlâ Onay Bekliyor görünen randevu var mı?

Randevu yönetiminde sık yapılan hatalar

Çoğu birkaç dakikalık bir düzeltmeyle çözülür:

• Hizmet süresini tahminle yazmak: Gerçek süreyi ölçmeden girilen süre, ertesi gün gecikme olarak geri döner.
• Aralığı gereğinden küçük tutmak: 5 dakikalık satırlar takvimi okunmaz hale getirir; işiniz 30 dakikalık adımlarla ilerliyorsa 30 seçin.
• Mesaj hakkını bitirmek: SMS hakkınız bittiğinde ek SMS alana kadar teyit mesajı gönderilmez; kalan hakkı haftalık izleyin.
• Paralel izni her yerde açık tutmak: Gerçek çakışmayı fark ettiren uyarı da kaybolur.
• Durumu gün sonunda güncellememek: Raporlar yanlış, müşteri kartı eksik kalır.

4 haftalık uygulama listesi

Her hafta bir ekran açın ve değişikliği aynı gün deneyin:

• 1. hafta, temel: Çalışma saatlerini kişi bazında girin, Takvim Ayarları'ndaki gün penceresini kontrol edin, randevu aralığını seçin, hizmet sürelerini gerçek ölçümle güncelleyin.
• 2. hafta, kurallar: Online randevu kurallarında en erken ve en geç süreleri seçin, otomatik onay kararını verin, Slot Kapat ile öğle arası ve izinleri girin.
• 3. hafta, mesajlar: Teyit ve hatırlatmayı açın, hatırlatma zamanını işinize göre seçin, iptal kuralını belirleyin, kalan mesaj hakkınızı kontrol edin.
• 4. hafta, rutin: Her gün sonunda durumları güncelleyin, hafta sonunda Randevu Performansı raporuna bakın, çakışma ve gelmeyen müşteri örüntülerini not edin.

Dükkan Defteri bunu nasıl destekler?

Yukarıdaki ayarların hepsi Dükkan Defteri panelinde vardır: çalışma saatleri ızgarası, Takvim Ayarları, Slot Kapat, paralel randevu uyarısı, haftalık seri ve online randevu kuralları. Teyit ve hatırlatma mesajları bu ayarlara göre gider; müşteri bağlantıdan onaylar ya da iptal eder ve takvim buna göre güncellenir. Seans takip programı paketli işlerde kalan seansı gösterir. Salon, spor ve klinik ürünlerinin ekranlarında randevu yerine seans gibi o işe uygun adlar geçer.