Kuaför salonu açmak: izinler, belgeler ve ilk ay planı

Yer seçimi: kira sözleşmesini imzalamadan önce

Ruhsat adrese bağlıdır; salonu başka bir adrese taşırsanız yeniden ruhsat alırsınız. Bu yüzden sözleşmeyi imzalamadan önce aşağıdakilere bakın.

Devren bir salon alıyorsanız, iş konusu, kullanılan alan ve adres aynı kaldığı sürece ruhsat dosyadaki belgelere dayanılarak sizin adınıza yeniden düzenlenir. Önceki işletmecinin kusuruyla oluşmuş bir eksik varsa, o giderilmeden yeni ruhsat verilmez. Yönetmelik bu yenileme için en geç üç ay içinde belediyeye başvurmanızı ister.

• Tapudaki nitelik: Tapuda konut olarak görünen bir dairede salon açmak için, Kat Mülkiyeti Kanunu'na bağlı olarak kat maliklerinin oy birliğiyle vereceği karar gerekebilir. Bu izin gerekiyorsa ruhsat başvuru formuna eklenir. İş hanı ya da pasajdaysanız bazı belediyeler yönetimin iznini de istiyor.
• Yangın önlemi: Yönetmelik, iş hanı ve çarşı gibi sokağa doğrudan açılmayan yerlerdeki işyerlerinden ve otuzdan fazla kişinin çalıştığı işyerlerinden itfaiye raporu ister. Öteki işyerlerinde yangına karşı önlem almak yeterlidir. Belediyelerin uygulaması ise farklı: İstanbul Büyükşehir Belediyesi'nin listesinde işyerine göre itfaiye raporu ya da yangın tüpü makbuzu, Ankara Çankaya Belediyesi'nin listesinde itfaiye raporu yer alıyor.
• Fiziki şartlar: Yönetmeliğin berber ve kuaför bölümünde bir metrekare alt sınırı yok. Salonlar üç sınıfa ayrılır ve hepsinde sıcak ve soğuk su, dışarıdan içerisini göstermeyen pencere, kolay temizlenen ya da su geçirmeyen zemin gibi şartlar aranır. Birinci sınıfta bunlara bekleme bölümü, sterilizatör ve otoklav, lavabolu tuvalet eklenir.
• Çalışan sayısı: On kişiden fazla çalışanı olan müstakil bir işyerinde personel için dinlenme yeri, üst değiştirme kabini, kadınlar ve erkekler için de ayrı tuvalet aranır. İş hanı ya da pasajda yeterli ortak tuvalet varsa ayrıca tuvalet şartı aranmaz.
• Belediyenizin ek şartı: Kiralamadan önce ruhsat birimine uğrayıp adresi söyleyin ve o yer için ek bir koşul olup olmadığını sorun.

Vergi kaydı, sicil ve meslek odası

Vergi mükellefiyeti işe başlama bildirimiyle açılır. Kendi adınıza çalışacaksanız bu bildirimi işe başladığınız tarihten itibaren 10 gün içinde yaparsınız: vergi dairesine giderek, posta ile ya da Gelir İdaresi'nin internetteki vergi dairesinden. Dükkânı yalnızca kiralamak ya da içini döşemek işe başlamak sayılmaz; fiilen çalışmaya başlamak ya da meslek odasına kaydolmak sayılır. Bildirimden sonra vergi dairesi işyerinizde yoklama yapar.

Hangi usulde vergilendirileceğiniz ve hangi belgeleri tutacağınız sizin durumunuza göre değişir. Bunu açılıştan önce bir mali müşavirle netleştirin.

Bağlı olduğunuz sicil müdürlüğüne kaydolursunuz; meslek odası kaydı da sicil üzerinden yapılır. Bu kayıt isteğe bağlı değildir: çalışmaya başladığınız günden itibaren 30 gün içinde yapılır ve Ticaret Bakanlığı'nın ESBİS sistemi üzerinden yürür. Şirket kurarak açıyorsanız kayıt yolu değişebilir; bunu da mali müşavirinize sorun.

Ruhsat başvuru formuna vergi ve sicil numaranızı yazdığınız için bu kayıtları başvurudan önce bitirmek işinizi hızlandırır. Bazı belediyeler oda kayıt belgesini de ayrıca istiyor.

Kendi sigortanız (4/b) için ayrıca SGK'ya başvurmanız gerekmez. Vergi dairesi ya da sicil müdürlüğü kaydınızı SGK'ya kendisi bildirir.

Belediyeden ruhsat: ne istenir, ne kadar sürer?

Berber ve kuaförler, İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatlarına İlişkin Yönetmelik'te sıhhi işyeri grubundadır. Başvuruyu işyerinizin bağlı olduğu belediyeye yaparsınız. Büyükşehirlerde ruhsatı ilçe belediyesi de büyükşehir belediyesi de verebilir; salonunuz için hangisinin yetkili olduğunu ilçe belediyenizin ruhsat biriminden öğrenin. Belediyeniz e-Belediye sistemini kullanıyorsa başvuruyu e-Devlet'ten de yapabilirsiniz.

Başvuru bir beyan formuyla yapılır. Beyanınız ve belgeleriniz uygunsa ruhsat aynı gün düzenlenir. Belediye salonu ruhsat tarihinden itibaren en geç bir ay içinde yerinde kontrol eder; bu sürede kontrol yapılmazsa ruhsat kesinleşir. Kontrolde eksik çıkarsa bir defaya mahsus 15 gün süre verilir; eksik giderilmezse ruhsat iptal edilir ve işyeri kapatılır. Formda gerçeğe aykırı beyan varsa ayrıca yasal işlem yapılır.

Ruhsat, salonda herkesin görebileceği bir yere asılır. Saçın yanında manikür ya da cilt bakımı gibi işler de yapacaksanız, ruhsatta bunların ek iş konusu olarak yazılmasını isteyin. Bu durumda yönetmelik her iş için kendi bölümündeki şartları da ayrıca arar.

İstenen belgeler belediyeden belediyeye değişir. Yönetmelikteki başvuru formunda ve belediyelerin yayımladığı listelerde sık geçenler şunlar:

• Başvuru ve beyan formu: vergi numaranızı, T.C. kimlik numaranızı, ustalık belgesi numarasını ve sicil numaranızı bu forma yazarsınız
• Kira sözleşmesi; mülk sizinse tapu bilgisi, bazı belediyelerde yapı kullanma izin belgesi
• Ustalık belgesi ya da diploma
• Oda kayıt belgesi
• Hijyen eğitimi belgesi
• İşyerine göre itfaiye raporu ya da yangın tüpü makbuzu
• Gerekiyorsa kat maliklerinin izni ya da iş hanı yönetiminin izni, işyeri krokisi

Hijyen eğitimi ve personel

Hijyen Eğitimi Yönetmeliği berber, kuaför, masaj ve güzellik salonlarını kapsar. Bu işyerlerinde hijyen eğitimi belgesi olmayan kişi çalıştırılamaz; bundan birinci derecede işyeri sahibi sorumludur. Salonda siz de bizzat çalışıyorsanız eğitimi siz de alırsınız.

Eğitim en az 8 saat sürer ve MEB'e bağlı halk eğitim merkezleri gibi kurumlarda verilir. Belge, aynı iş kolunda çalıştığınız sürece geçerlidir; her yıl yenilenmez. Kurs takvimi merkeze göre değiştiği için açılıştan birkaç hafta önce kaydolun; bazı belediyeler bu belgeyi ruhsat başvurusunda istiyor.

Ruhsat yönetmeliğinin kuaför bölümüne göre salonda çalışanların ustalık ya da kalfalık belgesi ya da çıraklık sözleşmesi olmalıdır. İşe alırken bu belgeyle hijyen belgesini görün ve bir kopyasını salonda saklayın.

İlk sigortalı çalışanınız işe başladığı gün, en geç o tarihte SGK'ya işyeri bildirgesi verirsiniz. Her çalışanın işe giriş bildirimi ise işe başlamasından en az bir gün önce yapılır. İki bildirim de SGK'nın e-Sigorta sistemiyle internetten verilir.

Ücreti, prim oranını, çalışma saatlerini ve izin gününü ilk gün açıkça konuşup yazıya dökün. Prim hizmet başına mı, toplam ciro üzerinden mi hesaplanacak; ürün satışı prime dahil mi? Bu soruların cevabı baştan belliyse ay sonunda tartışma çıkmaz.

İlk ay: hizmet listesi, süreler ve fiyat listesi

Açılıştan önce hizmet listenizi üç sütunla yazın: hizmetin adı, süresi ve fiyatı. Süreyi tahminle değil, ölçerek belirleyin. Örneğin dip boyaya 90 dakika yazdıysanız, ilk iki hafta her dip boyanın başlangıç ve bitiş saatini not edin. Ortalama 110 dakika çıkıyorsa listeyi düzeltin; kısa yazılmış bir süre günün geri kalanındaki bütün randevuları kaydırır.

Fiyat listesinde Fiyat Etiketi Yönetmeliği'ne uyarsınız. Liste, hizmeti verdiğiniz salonun içinde kolayca görülüp okunacak bir yere asılır. Her hizmetin yanında tüm vergiler dahil fiyatı yazar, listede fiyatların hangi tarihten beri geçerli olduğu belirtilir. Tutarlar Türk Lirası, TL ya da ₺ ile gösterilir.

Uzun saç farkı ya da ek ürün ücreti gibi listedeki fiyatın dışında bir ücret alacaksanız, bu ücret de listede görünmelidir. Bu satır, kasada çıkabilecek bir tartışmayı baştan önler.

İlk ay: randevu düzeni ve hafta hafta plan

Ruhsat yönetmeliği, birinci sınıf salonlarda müşterinin randevuyla kabul edilebileceği bir düzen kurulmasını şartlar arasında sayar. Sınıfınız ne olursa olsun, randevu düzeni ilk ayın temelidir: kapıdan gelen müşteriye yer açarken randevulu müşteriyi bekletmezsiniz.

Belediyenin yerinde kontrolü, ruhsat tarihinden sonraki bir ay içinde herhangi bir gün gelebilir. Ruhsatı asılı, belgeleri ve fiyat listesini hazır tutun.

• 1. hafta: Her personelin çalışma saatlerini ve izin gününü takvime işleyin. Boya, balyaj, keratin gibi uzun işler için günün belli saatlerini ayırın; kısa işleri aralara yerleştirin.
• 2. hafta: Randevu aralarına alet temizliği ve koltuk hazırlığı için kısa bir boşluk koyun. Gelmeyen müşterileri not edin; randevudan önce hatırlatmak bu sayıyı azaltmaya yardım eder.
• 3. hafta: Ölçtüğünüz gerçek sürelerle hizmet listesini güncelleyin. Fiyatları da değiştirdiyseniz listeyi yeni tarihle yeniden asın.
• 4. hafta: Müşteri kayıtlarını gözden geçirin: telefon, aldığı hizmet, varsa boya formülü. İlk ay gelenlerden kimin ikinci kez randevu aldığına bakın.

Bu işi programla yapmak

Dükkan Defteri'ne kayıt olurken sektör olarak Kadın Kuaförü'nü seçtiğinizde hazır bir hizmet listesi gelir; süre ve ücretleri kendi ölçtüğünüz değerlerle değiştirirsiniz. Müşteriniz randevu bağlantınızdan saatini seçip telefonuna gelen kodla doğrular; randevu kaydedilince teyit SMS'i, varsayılan olarak randevudan 2 saat önce de hatırlatma gider. Personelinize prim oranı tanımlarsınız, prim satışla birlikte hesaplanır.