Kuaför ve güzellik salonu için toptan malzeme alırken dikkat edilecekler

Ürün orijinalliği ve etiket: neye bakılır?

Kozmetik Ürünler Yönetmeliği, ürün etiketinde belirli bilgilerin bulunmasını ister. Resmî metinde (madde 22) şunlar sayılıyor: sorumlu kişinin adı ya da unvanı ve adresi, ithal üründe menşe ülke, ambalajdaki net miktar, asgari dayanma tarihi ve gerekiyorsa saklama koşulu, özel uyarılar, imalat parti ya da seri numarası, ürünün işlevi ve içerik listesi. Yönetmelik, bu bilgilerin önemli bir bölümünün Türkçe sunulmasını da şart koşuyor. Profesyonel kullanıma yönelik ürünlerde özel uyarılar da etikette yer alır.

Yönetmelik ayrıca ürünü piyasada bulunduran dağıtıcının da etiket bilgilerinin ve Türkçe şartının bulunduğunu, dayanma tarihinin geçmediğini kontrol etmesini ve uygunsuz olduğunu düşündüğü ürünü piyasada bulundurmamasını istiyor (madde 9). Bu yükümlülük satan tarafa aittir; alıcı olarak yine de bunları teslimde kendiniz görebilirsiniz.

• Üretici, ithalatçı ya da sorumlu kişi adı ve adresi ambalajda okunuyor mu?
• Parti numarası ve son kullanma ya da dayanma tarihi var mı, silinmemiş mi?
• Kullanım uyarıları ve içerik listesi Türkçe mi?
• Türkçe etiket sonradan yapıştırılmışsa orijinal etiketin bilgilerini kapatıp kapatmadığına ve iki etiketin bilgilerinin tutup tutmadığına bakın.
• Aynı ürünün koliler arasında parti numarası, baskı ve ambalaj farkı var mı?

Saklama koşulları: ürün rafta da bozulur

Etiketteki saklama koşulu ürünün size gelene kadar nasıl taşındığını da kapsar. Yönetmelik dağıtıcıdan depolama ve taşıma koşullarının ürünün uygunluğunu bozmamasını bekler; siz de teslimde koliyi ezik, ıslak ya da güneş görmüş mü diye kontrol edin.

Salonda ürünleri etiketteki koşula göre saklayın: ısı ve ışıktan uzak, kapakları kapalı, yerde değil rafta. Açtığınız ürünün üstüne açılış tarihini yazın. Tarihi geçen ya da kokusu, kıvamı, rengi değişen ürünü kullanmayın. Bu, hem müşteri güvenliği hem de yeniden yapılan iş açısından en ucuz önlemdir.

Tedarikçi seçerken sorulacak sorular

Karar vermeden önce şu soruların cevabını yazılı ya da mesajla alın:

• Firma kayıtlı mı; unvan, vergi numarası ve adres faturada görünüyor mu?
• Ürünün Türkiye'deki sorumlu kişisi kim ve ürün piyasaya arz edilmeden önce bildirilmiş mi? (Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu, kozmetik ürünlerin piyasaya arzdan önce Bakanlığa bildirilmesi gerektiğini belirtiyor.)
• Teslim süresi kaç gün, kargo hasarında kim sorumlu?
• Son kullanma tarihine en az ne kadar kalmış ürün gönderiyorsunuz?
• İade ve değişim koşulu nedir, açılmamış ürün iade edilebiliyor mu, nakliye masrafını kim ödüyor?
• Fiyat listesi ne kadar süre geçerli; sonraki siparişte fiyat değişirse nasıl haber veriyorsunuz?
• Ödeme vadesi ve ödeme biçimi nedir?

Numune ve deneme alımı

Yeni bir ürünü ya da tedarikçiyi ilk seferde koli koli almayın. Önce küçük bir deneme alımı yapın: bir iki ambalaj alın, belge ve etiketi yukarıdaki listeyle kontrol edin, ürünü gerçek bir işlemde ve kendi çalışma düzeninizde deneyin. Deneme sonucunu ürün adı, kullanım miktarı, iş sonucu ve personelin yorumuyla kısa bir nota yazın. Numune ücretsiz geliyorsa etiketi yine kontrol edin; numune, satış ürünüyle aynı kurala tabidir.

İade ve değişim

İade koşulunu alım yapmadan önce, mümkünse yazılı alın. Özellikle şunları netleştirin: hangi durumda iade kabul ediliyor (hasarlı, yanlış ürün, tarihi geçmiş), kaç gün içinde bildirmek gerekiyor, açılmış ürün geri alınıyor mu, iade edilen ürünün bedeli nakit mi yoksa sonraki alımda indirim mi olarak dönüyor. İade haklarınız konusunda kuşkunuz varsa bir avukata danışın.

Teslimde fark ettiğiniz sorunu aynı gün fotoğraflayın, fatura ve irsaliye numarasıyla birlikte tedarikçiye yazın. Fotoğraf ve tarih, sonradan konuşulacak her şeyin dayanağıdır.

Toptan fiyat ile hizmet maliyeti aynı şey değil

En ucuz toptan fiyat her zaman en ucuz hizmet anlamına gelmez. Bir ürün daha pahalı ama işlem başına daha az gidiyorsa ya da fire daha düşükse hizmet maliyeti daha düşük olabilir. Karşılaştırmak için ambalaj fiyatını ambalajdaki miktara bölün, işlemde kullandığınız miktarla çarpın ve kaybolan kısmı ekleyin.

Bunu elle yapmak zorunda değilsiniz. Hizmet başına ürün maliyeti ve kâr hesaplama aracı, alış fiyatından (KDV dahil ya da hariç) hizmet başına ürün maliyetini, brüt marjı, saat başı kazancı ve maliyeti karşılayan en düşük fiyatı çıkarır. Örneğin ambalajı KDV dahil 1.200 TL olan bir ürün için 1.000 ml'de 60 ml kullanıyor ve yüzde 10 fire veriyorsanız ürün maliyeti 66,67 TL çıkar (rakamlar yalnız örnektir). Çıkan maliyeti fiyatınızla kıyaslamak için hizmet fiyatı rehberine bakın, fiyatları düzenli göstermek için fiyat listesi şablonunu kullanın.

Salonda stok ve sipariş düzeni

Stok düzeni, hem fazla hem eksik alımı önler. Fazla alım parayı rafa bağlar ve ürünün tarihini geçirir; eksik alım randevu günü ürünsüz kalmak demektir. Basit bir düzen yeterlidir: her ürün için bir asgari miktar belirleyin, bu miktarın altına inince sipariş verin, sipariş ettiğiniz ve teslim aldığınız tarihi kaydedin.

• Her ürünün adı, birimi, alış fiyatı ve asgari stoğu tek listede dursun.
• Teslim aldığınız ürünü rafa koymadan önce miktar ve tarih kontrolü yapın; eski tarihli ürünü öne, yenisini arkaya yerleştirin.
• Ayda bir rafı sayın ve kayıtla karşılaştırın; fark varsa nedenini araştırın.
• Siparişi her seferinde aynı gün ve aynı kişi versin; böylece çifte sipariş olmaz.
• Çok yavaş giden ya da hiç kullanılmayan ürünü bir sonraki alımda azaltın.

Kaynağı belirsiz ürün riski

Çok düşük fiyatlı, etiketsiz, etiketi sökülmüş ya da yalnızca yabancı dilde etiketi olan ürün size ucuza gelir ama müşteri şikâyetinde ve ürün sorununda işinizi zora sokabilir. Faturasız satış yapan, firma bilgisini vermeyen ve ürünün kaynağını açıklamayan satıcıdan alım yapmamak en güvenli yoldur.

Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu kozmetik sayfasında güvensiz ürünler listesine ve kozmetikle ilgili istenmeyen etki bildirimine yer veriyor; tereddüt ettiğiniz ürünü almadan önce bu kaynağa bakabilir, soru için kurumun iletişim kanallarını kullanabilirsiniz. Bir müşteri üründen şikâyetçi olursa ürünü kullanmayı bırakın, ambalajı ve parti numarasını saklayın ve durumu ilgili kuruma bildirin.

30 günlük (4 haftalık) alım düzeni

Her hafta bir adım atın; ay sonunda belgeli, hesaplı ve düzenli bir alım listeniz olsun:

• 1. hafta, envanter: Mevcut ürünleri sayın; ürün adı, miktar, son kullanma tarihi ve alış fiyatını listeleyin; tarihi geçmiş ya da kaynağı belli olmayanı ayırın.
• 2. hafta, maliyet: En çok kullandığınız beş ürün için hizmet başına maliyeti hesaplayın; kaç işlemde bitiyorlar, fire var mı bakın.
• 3. hafta, tedarikçi: Aynı beş ürün için iki ya da üç tedarikçiden fiyat, teslim süresi, iade koşulu ve belge düzenini yazılı isteyin; yanıtları karşılaştırın.
• 4. hafta, deneme ve düzen: Seçtiğiniz tedarikçiden küçük bir deneme alımı yapın, teslimde etiket ve belgeyi kontrol edin; asgari stok ve sipariş gününü belirleyin.

Dükkan Defteri bunu nasıl destekler?

Ürünler ve Hizmetler kataloğunda her ürünün kartında alış fiyatı, satış fiyatı, KDV oranı ve stok durur; hizmetin fiyatı ve süresi de aynı yerde. Ürünü kasada satış kaydı olarak girdiğinizde stok düşer, stoğunuzdan fazla satış kaydedilmez. Stok Yönetimi ekranı stokun alış ve satış değerini gösterir; bir eşik yazdığınızda o sayının altında kalan ürünler Düşük Stoklu Ürünler listesinde çıkar. Stok Hareketleri ekranı satış, alım, düzeltme ve iade hareketlerini önceki ve yeni stokla birlikte listeler.

Tedarikçilerinizin iletişim ve vergi bilgilerini Tedarikçiler'e, aldığınız malı Alımlar'a (fatura numarası, tarih, ödeme yöntemi, miktar ve birim maliyetle) yazarsınız; alımı teslim aldığınızı onaylayınca stok artar ve ödeme durumunu aynı kayıttan izlersiniz. Birden çok şubeniz varsa şubeler arasında stok transferi de yapabilirsiniz. Raporlar'daki Hizmet ve Ürün Performansı sekmesi kategori dağılımını ve yükselişteki hizmetleri gösterir.

Dükkan Defteri tedarikçiye sipariş göndermez, parti numarası ya da son kullanma tarihi tutmaz ve bir hizmet verildiğinde kullanılan ürün stoktan kendiliğinden düşmez. Hizmet başına ürün maliyetini yukarıdaki hesaplama aracıyla kendiniz çıkarırsınız. Kuaför randevu programı sayfasında randevu ve işletme özelliklerinin tamamını görebilirsiniz.